Zásady zpracování osobních údajů

1. Správce údajů

Správcem osobních údajů je Urban Network s.r.o., IČO 24963437, se sídlem Jana Palacha 17, 252 63 Roztoky, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 446075, e-mail info@room4fitness.cz (dále jen „správce“). Zpracování se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

2. Jaké údaje zpracováváme

• Identifikační a kontaktní: jméno a příjmení, e-mail, telefon.
• Fakturační (u firem, volitelně): obchodní název, IČO, DIČ, adresa sídla. Část z nich se doplňuje z veřejného registru ARES podle zadaného IČO.
• Údaje o rezervaci: zvolený Prostor, termíny a časové bloky, cena, uplatněný slevový kód a nepovinná poznámka k rezervaci.
• Údaje o platbě: platební kartu ani platební údaje neukládáme; zpracovává je platební brána. My uchováváme pouze výsledek a identifikátor platby pro účely účetnictví a reklamací.
• Údaje o komunikaci: obsah komunikace vedené e-mailem nebo přes kontaktní formulář, pokud nás kontaktuješ (např. dotaz či reklamace k rezervaci).
• Údaje uživatelského účtu (máš-li ho): jméno, e-mail, telefon a heslo. Heslo uchováváme výhradně jako nevratný otisk (hash), nikdy čitelně.
• Záznamy o přihlášení: datum a čas pokusu o přihlášení, zadaný e-mail nebo telefon, IP adresa a prohlížeč. Slouží k zabezpečení účtu a k omezení opakovaných pokusů o uhodnutí hesla.
• Technické údaje: údaje nezbytné pro doručení tvého potvrzení rezervace a přístupového kódu (e-mail, telefon) a data ukládaná ve tvém prohlížeči (viz čl. 10).

3. Účely a právní základ zpracování

• Uzavření a plnění smlouvy (vytvoření a realizace rezervace, zaslání potvrzení a přístupového kódu, komunikace se zákazníkem související s rezervací) podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Vedení uživatelského účtu (založení účtu, ověření e-mailové adresy, přihlašování a zobrazení tvých rezervací) podle písm. b). Účet je dobrovolný; bez něj lze rezervaci vytvořit stejně dobře.
• Plnění právních povinností (účetní a daňové doklady) podle písm. c).
• Oprávněné zájmy správce (zabezpečení provozu včetně záznamů o přihlášení, prevence zneužití, určení a uplatnění právních nároků při sporech nebo škodě) podle písm. f).

Poskytnutí kontaktních a rezervačních údajů je smluvním požadavkem; bez nich nelze rezervaci vytvořit a smlouvu uzavřít.

4. Kamerový systém (CCTV)

Prostory jsou z důvodu ochrany majetku, bezpečnosti osob a kontroly dodržování provozního řádu (zejména počtu osob a neoprávněného přesčasu) monitorovány kamerovým systémem se záznamem. Vstupem do Prostoru se návštěvník stává subjektem tohoto zpracování.

• Rozsah: obrazový záznam z Prostoru. Kamery nejsou umístěny v prostorách se zvýšenou mírou soukromí (např. sprchy, převlékací kouty).
• Právní základ: oprávněný zájem správce na ochraně majetku a bezpečnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Doba uchování: záznamy se automaticky přemazávají, uchováváme je nejvýše po dobu [7–14 dnů]; déle pouze, je-li to nezbytné pro řešení bezpečnostního incidentu, škody nebo právního nároku.
• Příjemci: záznam může být zpřístupněn orgánům činným v trestním řízení nebo pojišťovně, vyžaduje-li to řešení incidentu.

Prostor monitorovaný kamerami je označen informační tabulkou. Práva subjektu údajů dle čl. 8 se vztahují i na kamerové záznamy.

5. Příjemci a zpracovatelé

Údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu důvěryhodným zpracovatelům:

• Platební brána GoPay (GOPAY s.r.o.): zpracování online plateb.
• Poskytovatel e-mailových a SMS služeb: doručení potvrzení a přístupového kódu.
• Poskytovatel hostingu: provoz webu a rezervačního systému.
• Účetní / daňový poradce: vedení účetnictví.

Pro ověření firemních údajů dotazujeme veřejný registr ARES (spravovaný Ministerstvem financí ČR). Údaje nepředáváme třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely.

6. Předávání mimo EU

Zpracování probíhá v rámci Evropské unie / EHP. Web nevyužívá žádné externí sítě pro doručování obsahu (CDN); písma a veškeré statické soubory jsou hostovány přímo na našem serveru. K předávání údajů do třetích zemí nedochází.

7. Doba uchování

• Údaje o rezervaci a smlouvě: po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu promlčecích lhůt pro případné nároky (zpravidla 3 roky).
• Účetní a daňové doklady: po zákonem stanovenou dobu 10 let.
• Údaje uživatelského účtu: po dobu existence účtu. Zrušíš-li účet, údaje uložené v účtu (jméno, telefon, fakturační údaje, heslo) anonymizujeme a e-mailovou adresu uvolníme. Údaje u jednotlivých rezervací se tím nemění – jsou součástí uzavřené objednávky a uchováváme je po lhůty uvedené výše. Přeješ-li si i jejich výmaz, napiš nám podle čl. 8; vyhovíme v rozsahu, v jakém nám jejich uchování neukládá zákon.
• Záznamy o přihlášení: 90 dní, poté se automaticky mažou.
• Data v prohlížeči (košík): automaticky se mažou nejpozději po 24 hodinách.

Po uplynutí těchto lhůt údaje mažeme nebo anonymizujeme.

8. Tvá práva

Ve vztahu ke svým údajům máš právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu. Žádosti směřuj na info@room4fitness.cz.

Máš-li uživatelský účet, můžeš své údaje opravit přímo v sekci „Můj účet“ a tamtéž účet zrušit; co se při zrušení stane s tvými údaji, popisuje čl. 7.

Máš rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

Tvé osobní údaje nepoužíváme k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

9. Zabezpečení osobních údajů

Přijali jsme přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití nebo neoprávněné změně. Přenos dat mezi tvým prohlížečem a serverem je šifrován (HTTPS).

10. Cookies a úložiště prohlížeče

Web nepoužívá analytické ani marketingové cookies. Pro fungování rezervace ukládá do prohlížeče pouze technicky nezbytná data: obsah košíku v localStorage, který se automaticky vymaže do 24 hodin. Tato data neopouštějí tvé zařízení a neslouží k profilování.

Přihlásíš-li se k uživatelskému účtu, ukládáme navíc dvě technicky nezbytné cookies: přihlašovací cookie, která platí po dobu relace, a – zaškrtneš-li „Zůstat přihlášen(a)“ – cookie pro trvalé přihlášení s platností 30 dní. Obě slouží výhradně k tomu, aby tě web při dalším požadavku poznal; odhlášením je zrušíš. Žádná z nich neslouží k analytice ani profilování.

11. Změny těchto zásad

Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce. Dojde-li k podstatné změně rozsahu nebo účelu zpracování, správce zde zveřejní aktualizované znění s novým datem účinnosti.